Bienvenue dans les réunions silencieuses !

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Si je vous dis “réunion”, vous pensez immédiatement “se parler”. Pourtant, il est parfois plus efficace de se taire ! En réalité, il s’agit d’échanger des idées à l’écrit et non de se regarder les yeux dans les yeux en silence. Des chercheurs, Steven G. Rogelberg & Liana Kreamer, ont montré que les réunions silencieuses étaient plus efficaces pour résoudre des problèmes ou faire de la créativité. Cela ne concerne donc pas les nombreuses réunions de coordination (répartition et suivi des tâches, informations sur la vie de l’équipe ou de l’organisation) ou les réunions de partage de bonnes pratiques (REX).

Trouver des solutions oblige parfois à diverger, à s’écarter des sentiers battus. L’écrit peut offrir un espace plus sécurisé pour exprimer cette divergence. À l’oral, il faut attendre son tour pour parler. Cela ralentit donc l’expression des idées. À l’écrit, dans un forum de discussion ou sur un document, tout le monde peut s’exprimer en même temps. Les timides ne sont plus pénalisés face aux extravertis. La parole est mieux distribuée.

Pour la résolution de problème, on parle donc du bon vieux mur de Post-its, de la lecture d’un document au début de la réunion qu’on peut annoter en ligne (type google doc) ou de la technique du sprint digital (description complète dans le chapitre 4 du livre Le manager digital). Le sprint digital se fait dans un simple forum de discussion type slack, mais avec des consignes qui obligent, par exemple, à lire et évaluer les idées des autres avant de publier les siennes.

Pour la créativité, je vous recommande la technique du brainwriting. Chacun a une feuille et, après avoir noté ses idées, chacun passe sa feuille au voisin pendant un temps donné. Il existe également le sprint créativité dérivé du sprint digital.

Je pense que l’erreur serait de passer d’un extrême à l’autre. L’objectif est de combiner l’écrit et l’oral. On commence par l’écrit pour générer rapidement des idées. Ensuite, on permet aux gens d’expliquer et d’argumenter leurs idées à l’oral (faits, analyses, émotions). On gère les controverses et les conflits plus facilement à l’oral. Ainsi, vous aurez le meilleur des deux mondes : le silence et le bruit !

La chose n’est pas nouvelle. Les « silent meetings » ont été lancés par Jeff Bezos, le patron d’Amazon et sont très en vogue aux États-Unis en particulier dans la Silicon Valley. Lors des réunions, les participants doivent lire et annoter en silence, durant trente minutes, un mémo de plusieurs pages, avant de pouvoir finalement s’exprimer.

Si ces réunions ne sont pas populaires dans les pays latins, c’est peut-être parce qu’elles sont contre-culturelles. S’exprimer à l’oral est important dans la culture latine. Ensuite, la possibilité d’avoir une parole mieux distribuée va venir en choc frontal avec le paradigme taylorien du chef qui pense et des collaborateurs qui exécutent. Enfin, l’individualisme et l’égocentrisme finiront d’enterrer cette méthode, car on passe d’un ego-système à un éco-système : tout le monde est à égalité pour exprimer ses idées. Cela dit, le télétravail est très populaire en ce moment. Tout le monde a pu voir les limites de réunions qui se font uniquement à l’oral.

Qu’en pensez-vous ? S’il vous plait, ne restez pas silencieux ! Peut-être que nous allons redécouvrir que la parole est d’argent et le silence est d’or…

Si vous souhaitez aller plus loin, les deux chercheurs ont publié un article dans la Harvard Business Review : https://hbr.org/2019/06/the-case-for-more-silence-in-meetings

Message pour ceux qui connaissent le Codev stratégique ou opérationnel ainsi que le sprint digital : nous avons maintenant une démonstration scientifique des vertus de l’écrit et, pour le Codev, de la lecture silencieuse du questionnaire de 12 questions en ouverture.

Voici une vidéo de 2 minutes qui fait le résumé de l’article (en anglais) :

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Remerciements à Andra-Teodora Tonie pour cette découverte.

Author: Olivier Zara

www.olivier-zara.com

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